Privacybeleid

1. Algemene informatie

HireVision, Financial Insights & Support B.V., gevestigd te Wijsenbeekweg 3, 4105 DA te Culemborg, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99800853, hierna te noemen “HireVision”, verwerkt persoonsgegevens.

HireVision respecteert de privacy van kandidaten, professionals, opdrachtgevers, contactpersonen van opdrachtgevers, websitebezoekers en andere personen van wie HireVision persoonsgegevens verwerkt.

HireVision verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”), de Uitvoeringswet AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

HireVision is in de meeste gevallen de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar recruitment- en bemiddelingsactiviteiten verwerkt.

Contactgegevens

HireVision  Adres: Wijsenbeekweg 3, 4105 DA te Culemborg KvK: 99800853   E-mail: info@hirevision.nl  Telefoon: +31 6 28 96 11 47

Voor vragen over dit privacybeleid, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via bovenstaande contactgegevens.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens van:

• kandidaten die door HireVision worden benaderd of zich bij HireVision aanmelden;
• professionals die door HireVision worden bemiddeld voor interim-, freelance- of andere opdrachten;
• personen die solliciteren op vacatures waarvoor HireVision de werving en selectie verzorgt;
• personen die door HireVision bij opdrachtgevers worden voorgesteld;
• contactpersonen van opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers;
• personen die via de website contact opnemen met HireVision;
• bezoekers van de website van HireVision;
• personen die zich aanmelden voor nieuwsbrieven of andere communicatie van HireVision;
• overige personen van wie HireVision persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt HireVision?

Welke persoonsgegevens HireVision verwerkt, is afhankelijk van de relatie die u met HireVision heeft en van de diensten die HireVision voor u of een opdrachtgever uitvoert.

Kandidaten en professionals

HireVision kan onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en aanspreekvorm;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum en leeftijd;
• nationaliteit, indien relevant voor de uitvoering van de dienstverlening;
• informatie over opleiding en opleidingsniveau;
• diploma’s, certificaten en cursussen;
• werkervaring en huidige of voormalige werkgevers;
• functie, expertise en vaardigheden;
• CV en motivatie;
• LinkedIn-profiel en andere professionele profielinformatie;
• beschikbaarheid;
• gewenste functie, opdracht, werklocatie en arbeidsvorm;
• salarisindicatie en arbeidsvoorwaarden;
• gewenste contractvorm;
• referenties en informatie uit referentiechecks;
• informatie die u tijdens gesprekken of correspondentie met HireVision verstrekt;
• informatie over professionele ambities en voorkeuren;
• informatie die relevant is voor de beoordeling van geschiktheid voor een specifieke functie of opdracht.

ZZP’ers en interim professionals

Wanneer u als zelfstandige of interim professional via HireVision wordt bemiddeld, kan HireVision daarnaast verwerken:

• bedrijfsnaam;
• handelsnaam;
• KvK-nummer;
• BTW-identificatienummer;
• zakelijke bankgegevens;
• bedrijfs- en contactgegevens;
• relevante verzekeringsgegevens;
• informatie over tarieven;
• informatie over zelfstandige ondernemingsactiviteiten;
• overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een opdracht.

HireVision verwerkt uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Bijzondere persoonsgegevens worden niet standaard gevraagd of verwerkt. Indien de verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens noodzakelijk blijkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en passende waarborgen worden toegepast.

4. Hoe verkrijgt HireVision persoonsgegevens?

HireVision kan persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, maar kan persoonsgegevens ook op andere rechtmatige manieren verkrijgen.

Dit kan bijvoorbeeld via:

• een CV dat u zelf verstrekt;
• een sollicitatie of aanmelding via de website;
• e-mail, telefoon of andere communicatie;
• LinkedIn of andere professionele netwerken;
• openbare professionele bronnen;
• websites waarop professionele profielen openbaar beschikbaar zijn;
• een opdrachtgever;
• een referent;
• een voormalig of huidig werkgever, voor zover dit rechtmatig gebeurt;
• recruitmentplatforms en vacatureplatforms;
• evenementen, netwerkbijeenkomsten of andere zakelijke contacten.

Wanneer HireVision u benadert zonder dat u zichzelf vooraf bij HireVision hebt aangemeld, verwerkt HireVision uitsluitend persoonsgegevens die voor recruitmentdoeleinden relevant zijn en die rechtmatig zijn verkregen.

Wanneer HireVision persoonsgegevens uit openbare of professionele bronnen gebruikt, zal zij deze gegevens alleen gebruiken voor doeleinden die verenigbaar zijn met de context waarin deze gegevens openbaar zijn gemaakt en met de toepasselijke privacywetgeving.

5. Waarvoor gebruikt HireVision persoonsgegevens?

HireVision verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Recruitment en werving & selectie

• het zoeken en identificeren van geschikte kandidaten;
• het beoordelen van geschiktheid voor vacatures en opdrachten;
• het voeren van kennismakings- en selectiegesprekken;
• het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers;
• het begeleiden van kandidaten gedurende een sollicitatie- of selectieprocedure;
• het onderhouden van contact met kandidaten;
• het matchen van kandidaten met passende functies of opdrachten.

Interim en bemiddeling

• het bemiddelen van professionals voor tijdelijke of interim-opdrachten;
• het uitvoeren en administreren van bemiddelingsovereenkomsten;
• het onderhouden van contact met opdrachtgevers en professionals;
• het verwerken van uren, tarieven en facturatiegegevens indien van toepassing.

Relatiebeheer

• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het informeren van opdrachtgevers over kandidaten en dienstverlening;
• het onderhouden van een kandidaten- en opdrachtgeversdatabase;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Website en communicatie

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het verwerken van sollicitaties en aanmeldingen;
• het analyseren en verbeteren van het gebruik van onze website;
• het verzenden van nieuwsbrieven en andere communicatie indien daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wettelijke en administratieve verplichtingen

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het voeren van een financiële administratie;
• facturatie en betalingsadministratie;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het beschermen van de rechten en eigendommen van HireVision.

6. Op welke grondslagen verwerkt HireVision persoonsgegevens?

HireVision verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat zoals bedoeld in artikel 6 AVG.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst met u, bijvoorbeeld wanneer u via HireVision als professional wordt bemiddeld.

Voorbereiding op een overeenkomst

Wanneer u HireVision verzoekt om voorafgaand aan een overeenkomst bepaalde werkzaamheden te verrichten, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt over een mogelijke opdracht.

Gerechtvaardigd belang

HireVision kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor haar gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld:

• het uitvoeren van recruitmentactiviteiten;
• het onderhouden van een professionele kandidaten- en opdrachtgeversdatabase;
• het benaderen van potentiële kandidaten;
• het verbeteren van dienstverlening;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het beschermen van haar bedrijf en systemen.

Bij gebruik van deze grondslag maakt HireVision een belangenafweging tussen haar belangen en uw privacybelangen.

Wettelijke verplichting

Wanneer HireVision wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren.

Toestemming

In situaties waarin toestemming de juiste wettelijke grondslag is, vraagt HireVision hiervoor vooraf toestemming.

U kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

7. Matching, profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Recruitment is gebaseerd op het vergelijken van professionele kenmerken, ervaring, opleiding, vaardigheden, beschikbaarheid en voorkeuren met vacatures en opdrachten.

HireVision kan persoonsgegevens daarom gebruiken om kandidaten en vacatures of opdrachten met elkaar te matchen.

Dit kan worden beschouwd als profilering wanneer persoonsgegevens worden gebruikt om bepaalde professionele kenmerken of voorkeuren te beoordelen.

HireVision neemt echter geen besluiten met rechtsgevolgen of besluiten die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming.

Een eventuele automatische of technische match is slechts een hulpmiddel. De uiteindelijke beslissing om een kandidaat wel of niet voor te stellen wordt door HireVision en/of de opdrachtgever genomen.

8. Met wie deelt HireVision persoonsgegevens?

HireVision deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven en wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Opdrachtgevers

Wanneer u kandidaat bent voor een vacature of opdracht, kan HireVision relevante persoonsgegevens met de betreffende opdrachtgever delen.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• naam;
• CV;
• werkervaring;
• opleidingen;
• vaardigheden;
• beschikbaarheid;
• salarisindicatie;
• relevante professionele informatie.

HireVision deelt uitsluitend informatie die relevant is voor de betreffende vacature of opdracht.

Indien mogelijk wordt vooraf met u besproken bij welke opdrachtgever u wordt voorgesteld.

Dienstverleners

HireVision kan gebruikmaken van externe dienstverleners voor bijvoorbeeld:

• hosting;
• CRM- en recruitmentsoftware;
• e-mail en communicatie;
• cloudopslag;
• websitebeheer;
• administratieve dienstverlening;
• facturatie;
• IT- en beveiligingsdiensten.

Wanneer een dergelijke partij namens HireVision persoonsgegevens verwerkt, maakt HireVision waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Overheidsinstanties en andere derden

HireVision kan persoonsgegevens verstrekken wanneer zij daartoe wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

9. Verstrekking van gegevens aan opdrachtgevers

Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van HireVision is het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers.

HireVision zal een kandidaatprofiel uitsluitend aan een opdrachtgever verstrekken wanneer dit noodzakelijk is voor de recruitment- of bemiddelingsdienstverlening en wanneer hiervoor een geldige grondslag bestaat.

U kunt bij HireVision informeren aan welke opdrachtgever of opdrachtgevers uw persoonsgegevens zijn verstrekt.

Indien u niet wilt dat HireVision uw gegevens voor een bepaalde opdrachtgever gebruikt, kunt u dit kenbaar maken. HireVision zal hier, voor zover redelijk en juridisch mogelijk, rekening mee houden.

10. Bewaartermijnen

HireVision bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

Voor kandidaten en professionals hanteert HireVision de volgende uitgangspunten.

Kandidaten die niet zijn geplaatst

Wanneer een sollicitatie- of selectieprocedure is beëindigd en er geen overeenkomst tot stand komt, worden persoonsgegevens in beginsel niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Als uitgangspunt worden gegevens uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij er een andere wettelijke grondslag bestaat om deze langer te bewaren.

Kandidaten in de kandidatenpool

Wanneer HireVision uw gegevens graag langer wil bewaren om u in de toekomst voor andere passende functies of opdrachten te kunnen benaderen, vraagt HireVision hiervoor – indien toestemming de toepasselijke grondslag is – uw toestemming.

Met uw toestemming kunnen persoonsgegevens doorgaans maximaal 1 jaar in de kandidatenpool worden bewaard. Daarna worden de gegevens verwijderd of wordt opnieuw toestemming gevraagd.

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor sollicitatiegegevens eveneens het uitgangspunt van maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, met de mogelijkheid om met toestemming langer – maximaal 1 jaar – te bewaren.

Geplaatste kandidaten en professionals

Wanneer u via HireVision wordt geplaatst of bemiddeld, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor:

• de uitvoering van de overeenkomst;
• administratieve verplichtingen;
• financiële administratie;
• wettelijke bewaarplichten;
• klachten of geschillen;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Opdrachtgevers en zakelijke contacten

Persoonsgegevens van opdrachtgevers en zakelijke contactpersonen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de zakelijke relatie en eventuele wettelijke of administratieve verplichtingen.

Wettelijke bewaartermijnen

Bepaalde gegevens moeten op grond van fiscale, administratieve of andere wetgeving langer worden bewaard. In dat geval bewaart HireVision deze gegevens gedurende de wettelijke termijn.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een andere wettelijke grondslag een verdere verwerking rechtvaardigt.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

HireVision neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• openbaarmaking;
• vernietiging;
• andere vormen van onrechtmatige verwerking.

HireVision beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele methode van gegevensopslag of gegevensoverdracht volledige veiligheid garanderen.

Indien zich een datalek voordoet dat gevolgen kan hebben voor de betrokken personen, zal HireVision handelen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

HireVision probeert persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”) te verwerken.

Indien HireVision gebruikmaakt van een dienstverlener waarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zal HireVision ervoor zorgen dat een dergelijke doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V AVG en dat passende waarborgen aanwezig zijn.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

De website van HireVision gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies kunnen worden gebruikt voor:

• het goed functioneren van de website;
• het onthouden van voorkeuren;
• het beveiligen van de website;
• het analyseren van websitegebruik;
• het verbeteren van de website;
• eventuele marketing- en trackingdoeleinden.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor bepaalde onderdelen van de website en kunnen zonder toestemming worden geplaatst wanneer zij onder de wettelijke uitzondering vallen.

Analytische cookies

HireVision kan gebruikmaken van analytische diensten, zoals Google Analytics, om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wanneer voor het gebruik van dergelijke cookies toestemming vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.

Tracking- en marketingcookies

Tracking- en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst wanneer hiervoor vooraf toestemming is verkregen, voor zover de wet dit vereist.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat voor trackingcookies voorafgaande, geïnformeerde toestemming nodig is. Het enkel verder gebruiken van een website mag niet worden beschouwd als geldige toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren via de cookie-instellingen op de website wijzigen.

14. Social media

Op de website van HireVision kunnen links of buttons naar sociale mediaplatforms staan, zoals LinkedIn en Instagram.

Wanneer u op een dergelijke link of button klikt, verlaat u de website van HireVision en kan het betreffende platform persoonsgegevens verwerken.

Op de verwerking van persoonsgegevens door deze platforms zijn hun eigen privacy- en cookievoorwaarden van toepassing.

HireVision is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

15. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• het recht op dataportabiliteit;
• het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken;
• het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar significant effect, voor zover van toepassing.

Deze rechten zijn niet absoluut. In bepaalde situaties kan HireVision bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren vanwege een wettelijke verplichting of omdat deze nodig zijn voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

De Autoriteit Persoonsgegevens bevestigt onder meer de rechten op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar en het intrekken van toestemming.

16. Een verzoek indienen

U kunt een verzoek met betrekking tot uw privacyrechten indienen via:

E-mail: info@hirevision.nl of: HireVision Wijsenbeekweg 3, 4105 DA te Culemborg.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan HireVision vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren.

HireVision reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek. Indien een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.

17. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop HireVision met uw persoonsgegevens omgaat, dan verzoeken wij u om eerst contact met ons op te nemen. Wij proberen de klacht zo snel mogelijk op te lossen.

U hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.

In Nederland is dit:

Autoriteit Persoonsgegevens Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

18. Minderjarigen

De dienstverlening van HireVision is niet specifiek gericht op minderjarigen.

Wanneer HireVision constateert dat persoonsgegevens van een minderjarige zonder passende wettelijke grondslag zijn verzameld, zal HireVision passende maatregelen nemen om deze gegevens te verwijderen.

19. Wijzigingen van dit privacybeleid

HireVision kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening, wetgeving of wijze van verwerking verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van HireVision.

Bij wezenlijke wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop HireVision persoonsgegevens verwerkt, zal HireVision waar nodig aanvullende informatie verstrekken.

De datum van de meest recente versie staat bovenaan dit privacybeleid.

20. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid, de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van één van uw privacyrechten?

Neem dan contact op met HireVision via:

HireVision  Adres: Wijsenbeekweg 3, 4105 DA te Culemborg KvK: 99800853   E-mail: info@hirevision.nl  Telefoon: +31 6 28 96 11 47

Wij helpen u graag verder met vragen over uw persoonsgegevens en privacy.